Feedback vragen, de ultieme verbinding

t-1723941_1280(blog voor 360gradenfeedback.nl)

‘Verbindend vermogen’ is in een advies aan de regering bestempeld tot de nieuwe kerncompetentie voor mensen die politiek en bestuurlijk actief zijn in gemeenten. Burgemeesters, wethouders en raadsleden dus. Zo maar beslissingen nemen zonder goed te luisteren naar anderen, is niet meer van deze tijd. Maar verbindend vermogen is natuurlijk niet alleen voor deze beroepsgroep belangrijk. Het is een noodzaak voor iedereen die te maken heeft met mensen, groepen en organisaties met verschillende, en vaak zelfs tegengestelde belangen. Of dat nu een bewonersorganisatie is of een afdeling binnen een bedrijf. Maar wanneer ben je eigenlijk een goede verbinder?

Verbinden, hoe doe je dat?
Wij vinden iets een competentie als je er feedback op kunt geven. Een competentie uit zich in  concreet, waarneembaar  gedrag, dat je kunt ontwikkelen. ‘Verbinden’ is daarvoor nog een te breed begrip. Om te zien of iemand over verbindend vermogen beschikt, is het dan ook nodig om begrip verder uit te pluizen. Hoe ziet verbindend vermogen er uit? Hoe kun je het ontwikkelen? Als je gaat kijken welk gedrag er bij ‘verbinden’ komt kijken, dan kom je uit op een aantal verschillende, maar wel duidelijk samenhangende competenties.

Communicatie in de hoofdrol
De kern van verbinden is communicatie. En dan niet alleen het ‘zenden’ van wat je te melden hebt, maar vooral het luisteren. Open staan voor wat een ander te melden heeft en je eigen aannames en ideeën even op de achtergrond laten. Dit is gemakkelijker gezegd dan gedaan, zeker voor gedreven en resultaatgerichte bestuurders, managers en adviseurs! De check is of de ander zich gehoord voelt. Maar verbinden is natuurlijk wel tweerichtingsverkeer. Reageren is dan ook noodzakelijk., De communicatie-competitie die hierbij de hoofdrol speelt, is dat je je informatie, woorden en toon goed afstemt op de ander. Ook als je een boodschap hebt waar de ander niet per se blij mee is.

Kracht door kwetsbaarheid
Een goede verbinder scoort ook goed op competenties als netwerken, samenwerken en flexibiliteit. En als er sprake is van klantcontacten, doet klantgerichtheid natuurlijk ook mee. Open staan voor belangen en ideeën van anderen, actief verbindingen zoeken en zaken vanuit het perspectief van een ander kunnen bekijken. Maar misschien is de belangrijkste competentie die je nodig hebt om een goede verbinder te zijn, wel ‘lerend vermogen’. Met als belangrijkste vorm van waarneembaar gedrag: actief feedback vragen. Door feedback te vragen toon je kracht door je kwetsbaar op te stellen: wat vindt de ander van jou? Feedback vragen én geven is daarom wat ons betreft de belangrijkste manier van verbinden.

5 tips om je verbindend vermogen te versterken

  1. leg actief contact met belanghebbenden bij jouw werk;
  2. vraag hen regelmatig feedback en laat zien wat je met deze feedback doet;
  3. luister zonder meteen te willen reageren;
  4. check of de ander zich gehoord voelt;
  5. communiceer helder als je de ander geen gelijk wilt of kunt geven.

schermafbeelding-2016-11-07-om-11-48-51

Wil je een objectieve blik op jouw competenties, die van een medewerker of een heel team? Dat kan met 360graden-feedback. Wil je meer informatie? Neem contact op!

Wie meer wil weten over de competenties in het openbaar bestuur: lees hier het advies van de Raad voor het Openbaar Bestuur.

Advertenties

Feedback als ultieme Pokon: geef vaker een compliment!

(blog voor 360gradenfeedback.nl)

“En dan nu de laatste oefening van vandaag: we gaan feedback geven!” De trainingsdag zat er bijna op. De deelnemers hadden druk geoefend met luisteren, open en gesloten vragen stellen en doorvragen; in gesprek met die veeleisende opdrachtgever of die ongeduldige persoon aan de balie. Aan hun eigen non-verbale communicatie was duidelijk te merken dat het wat hen betreft wel tijd was om af te ronden. Nog even feedback doen? Pfffff…..

Geen zin in kritiek

Niet alleen het energieniveau speelde een rol. Bij het woord ‘feedback’ zag ik de meeste deelnemers net een beetje dieper wegzakken in hun stoel. Net iets bedrukter gaan kijken. Dit viel niet goed. Het was al zo’n pittige dag, moesten ze elkaar nu ook nog eens flink kritiek gaan geven? En, erger nog, kritiek van hun collega’s gaan krijgen? Nee toch?

De omslag…

Voor de stemming echt bedorven was, begon ik zelf aan een rondje. Ik heb elke deelnemer een persoonlijk compliment gegeven. Over iets wat ik iemand heb horen zeggen of zien doen. Die ene deelnemer die ondanks de kiespijn waar ze mee binnen kwam die ochtend, toch hard meegedaan had. Die andere deelnemer die zich heel dapper toonde door zich kwetsbaar op te stellen. En die deelnemer die die briljante opmerking had gemaakt die spontaan het motto van de dag geworden was. Bij iedereen was wel een juweeltje te ontdekken.

Complimenten als Pokon

Al snel veranderden zowel de houding als de blikken. Aha, dat was dus ook feedback! Wat jammer toch, dat de eerste gedachte bij dit woord zo beladen is. Dat feedback gelijk gesteld wordt aan kritiek. En dat als er iets positiefs gezegd wordt, mensen zich schrap zetten voor de ‘Maar….’, waarop de kritiek volgt. Terwijl feedback juist de ultieme Pokon is: een scheutje groeiversneller! Natuurlijk is het goed als je hoort wat je beter zou kunnen doen. Waar je nog wat te ontwikkelen hebt. Wat anderen graag meer of minder van je zouden willen zien. Maar bewezen is dat mensen met zelfvertrouwen zich beter ontwikkelen dan mensen die onzeker in hun schoenen staan. Complimenten zijn dan ook nodig voor een stevige basis!

Toen de opdracht voor de laatste oefening kwam, stond iedereen meteen op: “Geef iedereen in de groep een welgemeend compliment. Over iets wat je vandaag bij iemand hebt opgemerkt en waar je blij van werd”. En daar gingen ze: feedback geven. Veel feedback. Positieve feedback. Er werd vrolijk gelachen en op schouders geslagen, ze waren haast niet te stoppen! Maar ja, de trainer moest toch echt wel eens naar huis…

Tips voor positieve feedback

  1. Geef minstens zo vaak positieve als opbouwende feedback.
  2. Geef positieve feedback, het compliment, zonder het als opmaat te gebruiken voor opbouwende feedback. Dus geen ‘maar’.
  3. Geef de feedback zo concreet mogelijk, zodat de ander precies weet over welk gedrag het gaat. Zo leren mensen wat werkt.

Al ga je op je kop staan… hoe je écht leert van feedback

(blog op https://www.360gradenfeedback.nl/)

14-Vintage-Yoga-Photo-Marilyn-Monroe-circa-1948Ik wist heel zeker dat ik nooit de hoofdstand zou kunnen bij yoga. Argumenten zat. “Ja maar ik heb geen kracht in mijn armen”, “Ja maar ik ben echt niet zo lenig hoor”. Ik kreeg vriendelijke feedback op mijn mentale houding: deze argumenten waren niet erg sterk. Ik kon toch ook die andere houding, daarbij gebruik je dezelfde spieren. Overtuigd ging ik oefenen en kreeg ik feedback op mijn fysieke houding. Als ik mijn benen meer zus…. en mijn armen meer zo… Inmiddels sta ik tot mijn eigen verbazing met gemak op mijn hoofd. Dankzij de feedback!

Verborgen talenten
De kunstenaar Michelangelo zou gezegd hebben dat het helemaal niet zo moeilijk is om te beeldhouwen. Gewoon het overbodige materiaal weghakken, het beeld zit er namelijk al lang in. Als je zo kijkt naar talentmanagement, kun je aannemen dat mensen veel meer kunnen leren dan ze zouden denken. Welke talenten zitten er verborgen in het ‘menselijke marmer’? Hoe vind je die? En wat zit er écht niet in? Want ik kan dan wel op mijn kop staan, er zijn zat houdingen waar mijn lichaam niet geschikt voor is. En de kans dat ik bijvoorbeeld concertpianist of atletiekkampioen kan worden, acht ik ook niet heel groot…

De blinde vlek
Feedback is de kern van het ontdekken van onvermoede talenten en vaardigheden. Coaches en trainers werken als ze het over feedback hebben, graag het met ‘Johari venster’. Dit model, genoemd naar de bedenkers Joseph Luft en Harry Ingham, laat in vier kwadranten zien wat bespreekbaar is.
Schermafdruk 2016-04-19 15.43.47
Feedback gaat meestal over de blinde vlek. Wat je niet weet over jezelf, maar wat de ander wel ziet. In trainingen gaat het dan vaak over het brengen van minder aangenaam nieuws, dat de ander als kritiek kan opvatten. Variërend van een stopwoordje tot een onaangename lichaamsgeur. Of te assertief of juist te weinig assertief gedrag. Het idee is dat bewustwording van dit gedrag het naar het kwadrant van de openbare ruimte brengt, waardoor het bespreekbaar is. En de ander het stopwoordje weglaat, betere deodorant gaat kopen en zich meer of minder assertief gaat gedragen.

Ontwikkelingsgerichte feedback  
Feedback kan ook over leukere zaken gaan: gericht op de ontwikkeling. Coachende leidinggevenden en opleiders geven vooral ook dit soort feedback. Zij stimuleren de ontwikkeling van de ander door de link te leggen tussen wat zij iemand zien doen en taken en verantwoordelijkheden waar de ander nog niet eens over heeft nagedacht. “Leidinggeven, ik?” “Ja, ik zie het je doen. Je neemt bij projecten tenslotte al vaak het voortouw en je hebt veel aandacht voor de inzet van je teamgenoten. Die vaardigheden horen ook bij leidinggeven.” Dit biedt perspectief. Iets heel nieuws leren is veel moeilijker dan vaardigheden die je al beheerst, leren uitbreiden en verdiepen. En wie weet, voor je het weet blijk je echt op je kop te kunnen staan!

Drie tips voor ontwikkelingsgerichte feedback:

  1. geef complimenten door heel concreet te benoemen wat iemand goed doet;

  2. benoem vooral vaardigheden die lang niet iedereen beheerst, die je opvallen;

  3. moedig de ander aan om een vaardigheid in nieuwe omstandigheden toe te passen.

Waarom je mening geen feedback is… tenzij je Anouk bent

(blog voor 360gradenfeedback.nl)

AnoukMaan was de winnaar, maar de echte ster van The Voice of Holland was natuurlijk coach Anouk. Op haar eigen, onomwonden manier gaf zij haar mening over de deelnemers. Lekkâh Haags.Snoeihard” oordeelde presentator Krabbé. Collega-coach Borsato had er ook zichtbaar moeite mee. En de social media ontploften! Veel mensen zitten niet te wachten op feedback omdat er vaak een mening op volgt. Dat kan beter. Tenzij je Anouk bent natuurlijk.

Broodje feedback
Goede feedback heeft de goede inhoud én de juiste vorm. Wat dacht je van de reactie op kandidaat Melissa? “Ik vind je een hele lieve meid, echt waar. […] Maar je hebt mensen voor de grote podia en je hebt mensen voor de braderie in Leuven.” Anouk probeerde blijkbaar de sandwich-methode toe te passen: je geeft eerst een compliment, dan een ontwikkelpunt en je sluit af met iets iets aardigs. In dit geval bleef het beperkt tot een belegde boterham: iets aardigs (lieve meid), gevolgd door het slechte nieuws (de braderie). Maar ook als Anouk een volledige sandwich had geserveerd, is het niet de beste strategie om toe te passen.

Het nadeel van die sandwich-methode is dat het compliment niet aankomt, omdat de ontvanger vooral gefocust is op de ‘maar’ die erop volgt. Laat staan dat de aardig bedoelde afsluiter nog effect heeft. Beperk je dus liever tot de ‘echte’ feedback. En geef complimenten op momenten dat ze niet bedoeld zijn om een minder prettige boodschap te verhullen!

Op naar Leuven?
Ook inhoudelijk was dit trouwens niet het beste voorbeeld van feedback. Logisch natuurlijk: Anouk zat in de rode stoel om haar mening te geven. Aangezien zij een zeer ervaren vakvrouw is, mag die mening zeker tellen. Maar niet persé als feedback. Goede feedback gaat over gedrag dat je kunt veranderen. Zuiverder zingen, meer contact maken met het publiek, dat soort dingen. Aanwijzingen waar de kandidaten een betere artiest door kunnen worden. Naar Leuven vertrekken is wel een vorm van gedrag, maar niet iets waar Melissa van kan leren…

Mening of feedback
Als Hagenees ben ik goed bekend met het gezegde “je bedoelt ut vast goed, mâh ut komt zo rot je strot uìt”. Als je echt feedback wilt geven, kies je je woorden zorgvuldig. Dat is niets voor The Voice natuurlijk, dat zou een saaie bedoening worden. Daar gaat het gewoon om meningen van de coaches. Het is tenslotte entertainment. Het coachen en opleiden doen ze maar achter de schermen.

Melissa reageerde overigens met klasse: Anouk heeft net als iedereen recht op haar mening. En zo goed vond ze zichzelf ook niet. Waarna Anouk haar weer om haar inzicht prees. Weer wat geleerd.

4 tips om van je mening feedback te maken

  • Pak feedback niet in in complimenten.
  • Benoem concreet, waarneembaar gedrag. Bij digitale 360-graden-feedback is dit gedrag in stellingen verwoord: A doet B in situatie C.
  • Geef dan je mening over dit gedrag. Waardeer je het of niet? Doet iemand het vaak genoeg?
  • Geef bij voorkeur een concreet voorbeeld van het gedrag, zodat de ontvanger de feedback goed kan plaatsen.

Voer geen ver-oordelingsgesprekken… geef feedback

(deze blog is geschreven voor 360gradenfeedback.nl)

De lampjes in de boom fonkelen, de vakantie lonkt. Het bedrijf is al volop in kerstsfeer. Toch zijn niet alle medewerkers vandaag even vrolijk. Het is tijd voor het jaarlijkse beoordelingsgesprek. Of, zoals ze dat bij de koffieautomaat noemen: het veroordelingsgesprek. Wat jammer. Dat moet toch anders kunnen?

Beoordelingsgesprekken hebben niet altijd een goede reputatie. Het komt voor dat leidinggevenden streven naar perfectie en de beoordeling baseren op dingen die niet gelukt zijn. Fouten die iemand gemaakt heeft. Dan kan het volgend jaar beter, toch? Op zich een mooi streven, maar deze methode is demotiverend.

Het kán anders. Laat feedback geen verrassing zijn. Vooral niet als dat een onaangename is. Formele momenten als het beoordelingsgesprek zijn goede momenten voor feedback, maar lang niet de enige. Geef feedback zo snel mogelijk nadat iets is opgevallen in het gedrag van een ander. Hij of zij krijgt zo snel de kans om er iets mee te doen. Snelle winst dus!

En tot slot: positieve feedback is natuurlijk ook welkom. Van complimenten worden mensen blij en gemotiveerd. En dat is ook belangrijk voor het werk

PS: feedback op deze columns is ook altijd welkom!

5 tips voor goede feedback:

  1. Geef de feedback zo snel mogelijk, wacht niet op een formeel gesprek.
  2. Geef feedback over gedrag dat je hebt waargenomen; iets wat de ander deed of juist niet deed.
  3. Bespreek tijdens de formele gesprekken hoe de ander met feedback omgaat. Leert hij of zij ervan?
  4. Geef positieve feedback.
  5. Vraag zelf als leidinggevende ook om feedback!

Helaas is de keuze niet op u gevallen…

Een baan vinden door sollicitatiebrieven te schrijven voelt als een schot hagel afvuren op een mug. De meeste kogels missen hun doel. Maar ja… om toch in deze metaforen te blijven: niet geschoten is altijd mis…Dus toch maar doen. Een aansprekende brief, zo goed mogelijk op de organisatie en de functie afgestemd. En die ook nog bij jouzelf past natuurlijk.

Afwijzingen zijn niet leuk. Helaas zijn ze bij het solliciteren eerder de regel dan de uitzondering. “We ontvingen 200 reacties”, “er hebben zich zeer veel goede kandidaten gemeld”… En dan volgt vaak een zin als: “Wij hebben kandidaten uitgenodigd die meer aan het profiel voldoen”. Stel je eens voor hoe dat bij de werkgever in kwestie gaat. Een volle mailbox. Misschien een stapel uitdraaien van de brieven en cv’s…

Heeft het zin om feedback te vragen op een afwijzing? Ik zou het toch zeker doen. Misschien is de reactie niet meer dan: “Er waren betere kandidaten”. Maar als ze je brief er nog even bij pakken, kunnen ze vast gerichter laten weten wat de reden was. Lag het aan je brief? Stond nu net die ene relevante ervaring niet helder genoeg in je cv? Met een beetje geluk is het een leerzame exercitie. En met nog meer geluk wordt het een leuk gesprek en blijkt er toch nog een vacature te zijn…